Ako se i vi pitate kako biti produktivniji, pročitajte ovaj tekst. Postoje različiti putevi i metode da se stigne do veće produktivnosti, a ovo su neki od njih.
Reč produktivnost postiže poslednjih godina vrhunac svoje popularnosti i ponekad, bar je takav opšti utisak, ima „izlizano” značenje. Ipak, ono što zaista predstavlja produktivnost zapravo jeste ključ mnogih uspešnih tim buildinga ili pojedinačnih napredaka u raznim poslovima.
Zato, hajde da se pozabavimo produktivnošću na jedan posve koristan način – u cilju njenog unapređivanja i poboljšanja, bez suvišnog teoretisanja i ispraznih značenja!
Šta je produktivnost i u čemu je njen značaj?
Ako citiramo poslovnu ekonomiju, čiji ovo i jeste izraz, produktivnost se definiše kao princip poslovanja kojim se ostvaruju maksimalni rezultati preduzeća uz minimalno ulaganje i trošenje ljudskog rada, odnosno radne snage.
To znači da se sa postojećom radnom snagom u vidu bilo koje ekipe ljudi mogu postići dobri rezultati, samo ako se poradi na njihovom ličnom učinku. To je tendencija svake moderne kompanije, koja želi da posluje sa većim profitom.
No, pre svega, da biste znali da li vam je potrebno unapređenje produktivnosti, treba da je izmerite.
Kako meriti produktivnost?
Produktivnost se meri stavljanjem u odnos ostvarenog učinka i količine uloženog rada i materijala.
Ako je reč o proizvodnji, sabere se uloženi materijal i satnica radnika, sa ostvarenim obimom posla. Ako posao nije završen u odgovarajućoj meri, onda stvari treba popraviti.
Ista je situacija i sa nematerijalnim učinkom.
Pregledaju se završni rezultati i upoređuju sa uloženim radom. Ako je skala manja od očekivane, onda treba unaprediti produktivnost.
A evo i kako.
Kako povećati produktivnost na poslu – 10 metoda
I da sve ne bi bila prazna priča i teoretisanje, odmah ćemo se baciti na praktične savete kako biti produktivniji.
Pre toga ću vam samo naglasiti da produktivnost nije magični štapić kojim ćete u trenutku promeniti to ko ste.To su neki alati i trikovi kojima ćete donositi bolje odluke i bolje raspoređivati svoje vreme, tako da uvek sa najmanje truda imate najbolje rezultate.
Predstaviću vam 10 metoda za bolju produktivnost, a vi probajte pronaći pravu za sebe – nije svaka metoda za svakoga!
1. Metoda „Pojesti žabu”
Krenuću od možda i najteže među metodama za poboljšanje produktivnosti, koja se slikovito zove „Pojesti žabu”. Pojesti žabu ne bi bilo prijatno, tako da ni ova metoda nije nimalo prijatna i podrazumeva da se odmah u radnom danu suočite sa onim poslom koji najmanje volite da obavljate.
Svako ima svoju „žabu”. Većina intuitivno odmah zna šta je to kod njih, a ako se kojim slučajem dvoumite, to je onaj posao koji danima odlažete, koji vam se ne radi. E, baš taj!
Stručnjaci za produktivnost kažu da se sa takvim poslom treba suočiti odmah ujutru, čim se probudite, koliko god vam mrsko padalo. Kada njega završite, svaki drugi posao će biti olakšanje samo po sebi i neće predstavljati nikakav problem.
Kažemo da je ovo jedna od najtežih, ali i najdelotvornijih metoda za produktivnost. Smanjuje nivo stresa tokom dana i dobra je za one koji su skloni da odlažu svoje obaveze. Više o tome imate i u knjizi Brajana Trejsija „Pojedi tu žabu”.
2. Metoda: lični kanban
Ova strana reč nije baš prevodiva na naš jezik, a i poprilično se ustalila u našem jeziku, zato se i neću truditi da je zamenim.
Lični kanban je spisak triju lista i to:
- lista “obaveze”
- lista “u toku”
- lista “gotovo”
Prva lista predstavlja spisak obaveza koje imate da uradite u toku dana/ meseca / godine. One se nalaze na prvoj strani ili na prvoj listi.
Kada neku od obaveza počnete da završavate ili počnete na njoj da radite, premeštate je na listu “U toku”. Može ih nekada biti i više odjednom.
Kada je obaveza gotova, onda se premešta na stranicu “Gotovo”.
Ova metoda omogućava preglednost i lakše praćenje, naročito ako radite na više projekata.
Nije je teško sprovesti u delo i vrlo je motivišuća, naročito za ljude koji su vizuelni tipovi. Jedna aplikacija koja može koristiti za pravljenje lista jer baš tome i služi, zove se Trello. Ako do sada niste imali prilike, upoznajte se sa njom.
Preko ovakve liste uvek ste svesni koliko ste posla uradili.
3. Metoda akcije
Metoda akcije je metoda delovanja. Podrazumeva da stvari pokrenete sa mrtve tačke.
I ovde treba izdvojiti 3 liste, kao i u prethodnoj. Pre svega toga je neophodno definisati svoje projekte, to jest ciljeve. Može biti jedan, a može ih biti nekoliko.
Za svaki od njih biće potrebne ove tri stvari:
- akcija – To je ono što odmah morate završiti i što ne može da čeka sutra.
- reference – Ono što je važno i što treba čuvati, ali ne morate odmah delovati kada je to u pitanju.
- negoruća pitanja– Stvari kojima se možete baviti znatno kasnije i trenutno ih možete zanemariti.
Ova metoda omogućava preglednost, ali je takođe i vrlo zahtevna, jer je potrebno izdvojiti vreme da se ove stvari klasiraju i razvrstaju. Međutim, jednom kada ih uradite i razvrstate, moći ćete da ostanete fokusirani na rad koji vas očekuje.
4. Metoda Pametni ciljevi ( SMART)
Iz naslova se odmah vidi da ova metoda iziskuje od vas promišljanje oko toga šta je za vas bolje i korisnije. Ta SMART formula vam pomaže da budete što konkretniji u vezi sa onim što želite da postignete. To znači, kada postavite cilj – on mora biti jasno definisan.
SMART je skraćenica engleskih pojimova: Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-related.
Evo i kako:
- S – (specific) – specifičnost se odnosni na preciziranje onoga šta pokušavate da postignete
- M- (Measurable) – merljivost se odnosi na to čime i kako merite svoj uspeh
- A ( Assignable) – što može da se prevede kao jasna podela zadauženja
- R (Realistic) – realističnost se odnosi na to koliko je svaki korak izvodljiv
- T (time) – vremenski okvir kada morate završavati stvari
Ova metoda je dobra za one ljude kojima je potrebna šira slika ko, šta, kako i u kojoj meri radi i kakvi su rezultati.
Ponekad vremenski okvir zna da bude stresan i da guši, ali sam zato rekao da nije svaka metoda za svakoga, još na početku.
5. Metoda blokiranog vremena
Ova metoda podrazumeva pravilnu raspodelu vremena za određene stvari tokom dana.
Svaki vremenski blok treba da bude fokusiran na jedan zadatak ili kategoriju zadataka. To podrazumeva da, čim prođe vremenski blok za određeni zadatak, vi nastavite da se bavite drugim zadatkom, čak i ako prethodni niste završili.
Suština je bolje organizovan radni dan i nemanje takozvanog „praznog hoda”. Za svaku obavezu, ličnu ili poslovnu, procenite koliko vam vremena treba da je završite i tako popunite dan korisnim stvarima. Bez izležavanja ili drugog gubljenja vremena.
Najbolje je kada u danu povežete aktivnosti koje su slične. Na primer, jedan dan može biti isplaniran za rad na računaru, a neki drugi za aktivnosti koje su napolju. Tako štedite vreme na nepotrebnu pripremu za izlazak iz kuće, ako ste, na primer, čitavo jutro bili pred računarom.
Ova metoda je korisna za one koji su ljubitelji rasporeda, a teško pada onima koji nisu navikli i ne vole stroge režime i bilo šta čega se treba pridržavati.
6. Metoda: Moram, treba, želim
Još jedna u nizu korisnih metoda za poboljšanje produktivnosti je metoda koja podrazumeva deljenje obaveza na:
- moram
- treba
- želim
Produktivnijim vas čini činjenica da možete raditi stvari sa različitih lista. Na primer, prvo sa liste “Želim” jer vam verovatno to najlakše pada, pa onda sa one “Mora” jer nije sve uvek kako želimo, onda sa “Treba” jer je to nešto što ne smemo propusti.
Tako skidate jednu po jednu obavezu sa vrata, a u isto vreme kombinujete teže i lakše poslove.
Ova je metoda dobra za one koji se žele koncentrisati na lične, ali i na dugoročne ciljeve.
7. Metoda Biološki prime time
Ova metoda se zasniva na biološkim istraživanjima koja kažu da nismo tokom dana na istim nivoima energije i da u skladu sa tim treba deliti poslove.
Pošto je individualno u kojim delovima dana imate više energije, a u kojima manje, potrebno je prvo nekoliko nedelja istestirati sebe i uočiti promene tokom dana. Kada to ustanovite, onda dajete sebi teže zadatke kada primetite da je vaš nivo energije viši, a kada je manji nivo energije, manje zahtevni treba i da su zadaci.
Ova metoda je dobra za one koji žele biti u skladu sa sobom i koji vode računa o svom zdravlju i bioritmu. Ona pomaže i na ličnom planu boljeg upoznavanja sebe.
8. Pomodoro metoda
Možda ste i čuli za nju jer se ona preporučuje školskoj deci. To je metoda kraćeg fokusa. Ona podrazumeva da fokus razbijate na po 25 minuta, sa 5 minuta pauze. Na svaka četiri zadatka, pauza se može povećati.
To znači da svoje zadatke možete usitnjavati i tako jedan po jedan u kratkom vremenu uspešno završiti.
Važno je zapaziti da se veliki poslovi ne mogu uraditi za tako kratko vreme, ali vi možete i prilagoditi sebi aktivni deo i pauzu.
Ova je metoda odlična za ljude koji se daju lako omesti i čiji fokus ne funkcioniše u dugom vremenskom periodu.
9. Kaizen metoda
Znate japanski? I ako ne znate, nemojte propustiti da saznate šta je kaizen metoda ili metoda konstantnog poboljšanja.
Ukratko, ova metoda se temelji na sitnim promenama onih loših stvari koje uočavamo svakoga dana u svom radu i odmah ih ispravljamo.
Dakle, sitnim koracima, do krupnih rezultata.
Rezime rada može biti čak i svakoga dana. Svaki dan uvode se u rad nova mala poboljšanja.
Ova metoda produktivnosti je dobra jer predstavlja filozofiju svakodnevnog unapređenja. Kada se sva ta mala poboljšanja nagomilaju vremenom – rezultati neće izostati.
10. Metoda neprekinutog lanca
Ova metoda pomaže u pridržavanju dobrih navika određeni vremenski period. Pratite svoj napredak i nagrađujete sebe za postignute ciljeve.
Najbolje je da imate kalendar u kome svakoga dana precrtavate obavezu koju ste završili i tako vidite koliko ste napredovali.
Prvi dani su najteži, a onda kada se lanac izvršenih obaveza poveća, neće vam biti tako lako da ga prekinete. Bodrićete sebe da ostanete u lancu. Naravno, ako ga prekinete, postoji mogućnost da budete obeshrabreni. Zato se ova metoda preporučuje onima kojima je motivacija dobar stimulans u životu i radu.
Ovo su samo neke od metoda produktivnosti, velo raznolike i pogodne za različite tipove ljudi, kao i tipove obaveza. Individualne karakteristike ličnosti i posla određuju koje su metode za koga.
Mnoge metode postoje, baš zato što nije svaka za svakoga. Trebalo bi pronaći odgovarajuću, onu koja može da podmiri baš naše potrebe.
Kako odabrati metodu povećanja produktivnosti
Nikako drugačije nego isprobavanjem različitih metoda. One bi trebalo da vas inspirišu.
Pri izboru morate voditi računa o tri parametra:
- ličnim sklonostima: One su važne jer one određuju, između ostalog, i čime ćemo se u životu baviti. Nije svejedno da li ste introvertna ili ekstrovertna ličnost, ranoranilac ili volite kasnije da ustajete… Ništa od ovoga ne mora da bude vaša mana, već naprotiv, prednost, ako umete da je iskoristite. Odabirom prave metode, bićete produktivni. a da ne morate menjati svoje lične navike.
- okruženju – Veoma je važno razmotriti vrstu okruženja u kojoj ćete raditi jer je i to od značaja za odabir metodologije. Nije isto biti timski igrač i samostalan strelac. To u mnogome može uticati na način raspolaganja sopstvenim vremenom, kao i na količinu posla koji preuzimate na sebe.
- funkciji – Onima koji rade sa jednim proizvodom ili u jednom projektu, svakako će biti potrebna drugačija metodologija nego onima koji rade više stvari istovremeno. Poenta je da se radi veći posao, a da se ne ulaže veliki trud. To znači da treba razmisliti za koju funkciju se koristi metoda.
Kako povećati produktivnost zaposlenih?
Nije uvek lako, naročito ako se zaposleni nalazi na jednom istom poslu tokom više godina, da uvek nađe motivacije i razloga da bude produktivan. Zato se za produktivnost mora potruditi i njegov poslodavac.
- Poboljšajte uslove na radnom mestu. Jedna od najvažnijih stavki u radnom ranu svakog zaposlenog jeste njegov radni prostor. Zato se mora voditi računa da radni prostor bude fleksibilan, udoban i inovativan, kako bi se zaposleni osećao prijatnije i ornije za rad.
Sitne promene u vidu novog inventara, kao i odeljak za free time, to jest za one kratke pauze tokom dana koje su nekada više nego potrebne, upotpuniće ambijent. Čak i neka vrsta pregrade za te krakte slobodne trenutke i omiljeni napitak u kancelariji, mogu pomoći zaposlenima da se bolje osećaju i orniji vraćaju na svoj radni zadatak.
Važno je imate prostor za neometane telefonske razgovore ili duboku koncentraciju, ako je to neophodno.
- Fleksibilan raspored. Nekima od vaših zaposlenih odgovara kasniji dolazak na posao, ako, recimo, ostavljaju decu u vrtić. Neki vole popodnevni i večernji rad. Porazgovarajte sa njima i potrudite se da prilagodite radno vreme njihovim trenutnim potrebama-
- Optimizujte broj sastanaka. Iako se bez njih nekad ne može, uvek kada vidite prostor za obaveštenje putem mejla, bez suvišnog sastančenja, tako i uradite. Čak i zoom sastanci i svi ti video pozivi umeju da umore. Pokazalo se da mnogi zaposleni vole nedelju bez sastanaka.
- Postavite jasne rokove. Ako očekujete da neko bude dovoljno produktivan na poslu, on mora imati jasne rokove i mora se tačno znati šta se očekuje od njega. U suprotnom, dolazi do nesporazuma i stvari mogu izmaći kontroli.
- Omogućite kraće pauze i odmore. Ne znači vam iscrpljen radnik bez ideja. Ako je potrebno, dajte veću pauzu i imajte razumevanja za lične probleme i poteškoće. Radnik će, kada nastupi dobar period, vratiti trostrukom merom.
- Podstaknite radnike da iskažu prioritete. Ako ste im vi postavili jasne granice i rokove, pustite i njih da vam kažu šta je to što njima kao takvo odgovara manje, a šta više. Izbacivši ono što im smeta, podstičete ih na bolji i efikasniji rad.
- Novčane stimulacije i zajednička slavlja Stimulacija u vidu novčanih stimulacija takođe povećava produktivnost. Ona treba biti unapred određena i jasno definisana, tako da postoje jasni principi za radnika. Ne mora to uvek biti novčana naknada, stimulacija je nekad dobra i u vidu slobodnog vremena, na primer, slobodnog dana, posle koga će zaposleni biti produktivniji na poslu.
Zajednička proslava uspeha, makar i u kancelarijskom okruženju, od velikog je značaja za rad.
- Razvijte veštine. Kao lider, svako od nas treba da razvija svoje veštine liderstva. Jedna od glavnih koju treba da naučite vi, ali i vaši radnici je kako upravljati vremenom, pošto nas žongliranje između raznih obaveza bukvalno ubija.
Pročitajte još o tome kako motivisati zaposlene.
A kako povećati produktivnost tima?
Za produktivnost jednog tima unutar kolektiva, najvažniji je team building. Veoma često i sami stičemo utisak o nekim timovima da rade i funkcionišu bez većih napora, dok neki jure rokove i jedva uspevaju sve da postignu. Zato je od ključnog značaja tim bilding.
On podrazumeva da će se na jednom mestu ponekad naći više različitih ljudi sa različitim ličnim karakteristikama. To ne mora da bude mana, več prednost kod dobrih poslodavaca, koji umeju povećati produktivnost.
Ključ za veću produktivnost tima je kontinuirana komunikacija članova tima.
Česti sastanci cele grupe na kojima se diskutuje onemogućavaju udaljavanje od cilja i otkrivaju potencijale pojedinaca.Na taj način se i podstiče lično usavršavanje koje je veoma važno za produktivnost. Na sastancima ima pomalo od svega – takmičarskog duha, stida ako nismo upućeni, želje za isticanjem, ponekad i prebacivanje obaveza kojima nismo dorasli. Sve to je deo uspešnog procesa, procesa učenja koji nam pomaže da budemo bolji i uspešniji.
Kada je timski rad u pitanju, nije loše znati sledeće…
Šta je SCRUM?
Možda ste nekada čuli i za ovaj način organizovanja rada unutar jedne jedinice. Namerno kažem “jedinice”, jer se scrum zaista raširio i obuhvatio sve sfere poslovanja: od zdravstva i policije, preko ugostiteljstva, do rada u firmi. A sve je počelo u softverskoj industriji.
U najkraćem, scrum je način timskog rada, ali tako da ne postoji vođa tima, već svaki pojedinac predstavlja važnu kariku u lancu, bez koje cilj nikako ne bi mogao biti ostvaren.Nije poenta individualni uspeh, već uspeh koji se postiže ako je ceo tim dobro radio.
Vreme je takvo da se i poslovi, a i ljudi brzo menjaju, u smislu prelazaka sa jednog posla na drugi. Scrum se na taj način ne narušava, jer u tim dolazi novi pojedinac, čija je uloga da se što bolje implementira i uklopi sa timom.
Ova metoda potiče iz dalekosežnih proučavanja biološke strukture čoveka, koji u podsticajnom okruženju razvija svoje sposobnosti i prevazilazi strah od neuspeha. Sve je zasnovano na naučnoj bazi, tako što se smatra da imamo tri mozga. Ili bar tri načina reagovanja. Onaj najprimitivniji je kada nas savlada strah i kada hormoni ne dozvoljavaju prolaz neurona do frontalnog režnja koji nam daje racionalno i kreativno da razmišljamo.
U poslu je to od ključnog značaja!
To je samo mali delić scruma. U suštini, ovo je posebna oblast produktivnosti koja obuuhvata mnogo toga. Najkraće se može sumirati kao:
- određivanje merljivih ciljeva i rokova u kojima treba da se dostignu
- analiza trenutnog stanja i čime se raspolaže
- sastavljanje timova
- smanjenje i ukidanje suvišnih poslova i radnji koje ne donose rezultate
- uklanjanje prepreka ka cilju
- stalna analiza trenutnog dostignuća i trčanje ka cilju
Sprint kao deo scruma
Sprint je jedan ključni zadatak prema kome ceo tim „sprinta” – trči, zanemarujući sve drugo. Caka je u tome da se pojedincu zada samo jedan zadatak, onaj u kome je dobar i koji voli da radi i da mu se obezbedi da ga apsolutno niko ne prekida i ne ometa drugim stvarima. Takođe, treba da se odredi i vreme u kom sprint treba obaviti.
Zašto?
Ponekad se težnjom da svako učestvuje u svemu, narušava koncepcija rada i probijaju se rokovi, povećavaju troškovi rada . Drugim rečima – produktivnost je loša.
Sprint to rešava. Kada prođe predviđeni period sprinta, mere se rezultati i u skladu sa tim se nastavlja dalje na isti način ili se u sledećem sprintu menja startegija.
Ono što je važno, to je da sprint ne mora biti dugoročni način poslovanja. On se može primeniti samo na određene projekte i određene ciljeve, onda kada je neophodno.
To me dovodi i do sledećeg…
Šta je agilna produktivnost?
Agilni metod osnažuje tim i omogućava vam da se prilagođavate stalnim promenama koje tržište i okolnosti od vas zahtevaju.
Zapravo, agilnost je konstantno prilagođavanje… Tim radi na cilju i onda zastane, da vidi dokle je stigao.
Metoda sprint aktuelna je do nekog trenutka, a onda se tim zaustavlja, da se vidi napredak. Ako napretka nema, onda se menja strategija, prilagođava se novonastalim okolnostima. Tako određeno vreme, pa opet isti postupak. Staje se, proveravaju se rezultati i onda se ide dalje.
Nije poenta samo raditi mnogo, nego raditi pametno.
Mnogi je smatraju filozofijom poslovanja, jer podrazimeva stalno poboljšanje tima i stalno poboljšanje sopstvenih procesa. Bitan je fokus. Ide se ka cilju projekta, ali se redovno razmišlja o smerovima delovanja, kao i o novim potrebama.
Ide se ka cilju, ali se po potrebi prilagođava put ka njemu.
Agilnost kao takva definiše se i kao održavanje tempa rada. Ona je u stvari skup svih metodologija koje sam prethodno naveo, koje je jedna organizacija ili jedan tim odabrao kao odgovarajuće za svoje ciljeve.
Produktivnost je jedna od ključnih stvari dobrog poslovanja. Ako uzalud trošimo vreme na poslu i resurse, a rezultati ne dolaze po planu – to nije pokazatelj uspeha poslovanja i stvari treba popraviti.
Nadam se da će ove smernice pomoći da to i uradite. Izaberite jedan od ovih 10 načina i samo napred.
Pratite me na društvenim mrežama:
